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Creo que este texto define bien muchas de las conversaciones que he tenido con profesionales de TI y dueños de agencias. Además de los motivos enumerados abajo, agregaría la falta de buenos profesionales en el mercado: la calidad del servicio es preocupante. Cada vez escucho más historias y llamadas de auxilio para apagar “incendios” en sitios y sistemas. Esta historia se repite y ya se está volviendo un cliché: la agencia contrata a un freelancer baratito que, a la hora de la venta, promete hasta un unicornio rosado, pero desaparece a la hora de cumplir el plazo. Lo barato sale caro. ¿Cuánto cuesta tu imagen y tu credibilidad?
Por: James Vasques Durante el último año hablé con decenas de profesionales y propietarios de agencias de publicidad de diferentes tamaños y especializaciones. En estas conversaciones presenté las ventajas de la externalización de los servicios de desarrollo web y también escuché diversas dudas e insatisfacciones al respecto. La externalización de TI es un tema discutido desde hace mucho tiempo en diversos segmentos. A continuación busqué resumir lo que ya he dicho y escuchado sobre el tema en el contexto de las agencias de comunicación para que puedas analizar cómo encaja cada perspectiva dentro del entorno de tu propia agencia.
1. MAYOR ORGANIZACIÓN Y CONFIABILIDAD EN PLAZOS Y ENTREGAS
La principal especialidad de una productora web está en la experiencia de dimensionar el esfuerzo para entregar los proyectos, anticipar riesgos, velar por la calidad y capacitar a los desarrolladores en nuevas tecnologías. La productora renueva su experiencia en tecnología, gestión de proyectos y consultoría con cada trabajo entregado. Con la especialización en la actividad principal, los plazos, las entregas y las expectativas se diseñan y negocian mejor entre las partes.
2. REDUCCIÓN DE GASTOS Y DESPERDICIO CON UN SECTOR ESPECIALIZADO
A partir del momento en que se contratan desarrolladores, la empresa necesita tener un modelo de negocio y de atención que contribuyan a la venta de servicios digitales para no dejar a los desarrolladores ociosos o mal aprovechados.
¿ENTONCES ES MEJOR NO TENER DESARROLLADORES EN EL EQUIPO?
Tener al desarrollador en el equipo se hace necesario cuando tu empresa tiene una gran demanda, proyectos con funcionalidades y recursos específicos que exigen conocimiento avanzado de tecnología para saber elaborar cotizaciones, o incluso cuando la respuesta rápida al cliente es determinante e innegociable. Pero incluso en este caso conviene contar con una productora, porque asignar demasiado trabajo a un equipo reducido puede crear problemas de relación con el cliente. Cuando no es el caso, es mejor contar con un gerente de proyectos especializado en proyectos digitales que sepa armar un alcance de requisitos funcionales y exigir las entregas a tiempo.
3. COSTOS PREVISIBLES Y PLANIFICABLES
La mayor ventaja de la tercerización del desarrollo se presenta en este momento, pues el alcance está bien delimitado y los entregables son claros para ambas partes, por lo que los costos del proyecto quedan bien divididos, permitiendo una mejor distribución de las inversiones realizadas. Además, el costo fijo se vuelve variable y el flujo financiero puede optimizarse, viabilizando la entrada de nuevos proyectos.
4. LIBÉRATE DE LA COMPLEJIDAD OPERATIVA Y ENFÓCATE EN TU NEGOCIO
A diario aparecen nuevos clientes e incluso oportunidades para la agencia que no requieren lo digital, y por eso el enfoque comercial y estratégico se hace necesario. Los proyectos digitales tienen características que pueden alejarse mucho de la especialidad de la empresa, y la curva de aprendizaje hace inviable asignar un equipo de desarrollo interno para entregar los trabajos. Esto también consume tiempo para reclutar y capacitar al equipo.
5. ¿CÓMO ELEGIR Y CONSTRUIR UNA BUENA ALIANZA?
En un primer momento, aspectos importantes son analizar el tipo y el tamaño de los proyectos ya entregados, el tamaño y la experiencia del equipo, conocer a los clientes, buscar referencias con los clientes para saber cómo funciona la relación “durante” la entrega y entender cómo funciona la fijación de precios de los proyectos. En el segundo momento, solicita presupuestos, analiza cómo se involucra la atención en el proyecto y la velocidad de respuesta; si concuerda con lo que esperas, realiza un pequeño trabajo para sentir la fluidez de la entrega, si la calidad y los plazos se cumplen como se prometió y si la atención en su conjunto te satisface. El tercer momento es aquel en el que descubres si te estás relacionando con un socio o con un proveedor: invítalo a participar en una licitación, presenta una oportunidad y observa si construyen juntos una planificación, expón tus dificultades con plazos y presupuestos y, dentro de eso, observa si se considera un “programa de fidelidad”, pues si la demanda siempre está presente, es posible ser flexible en diversos aspectos. Aunque el factor precio es importante para cerrar propuestas, no es determinante: considera pagar un poco más por la seguridad y la alianza.
¿CUÁL ES LA DESVENTAJA?
La experiencia del equipo, y principalmente de la atención, es un factor importante, pues tan relevante como el “do it” es el “don’t do it”. Las propuestas bien diseñadas minimizan cambios, prórrogas en el plazo de entrega e incluso presupuestos extra. La falta de calidad del material entregado y la falta de compromiso con los plazos puede quemar la relación de tu agencia con el cliente, por eso es necesario pautar con rigor al socio y hacer un seguimiento gerencial y de los plazos de cerca. Vale la pena considerar y guiarse por los aspectos anteriores para estructurar mejor tu equipo y tus entregas; el día a día se encargará de mostrar cuál es la mejor manera de trabajar.